En nybörjarhandbok för att komma igång med Intuits Quickbook-applikation

Varför ska jag lära mig hur man använder Quickbooks?

QuickBooks är ett av de mest pålitliga och populära redovisningsprogrammen. QuickBooks Blog, i ett Sept 2008 blogginlägg, uppskattar att QuickBooks försäljning står för 78 procent till 94,2 procent av alla småföretagers bokföring programvaruförsäljning. Dessa siffror förblir sanna under 2011.

Att lära sig hur man använder QuickBooks är en värdefull färdighet för både revisor och småföretagare. Att använda QuickBooks ordentligt kan göra rutinmässiga bokföringsuppgifter mindre tidskrävande och mer exakta. Mindre tid på bokföring frigör mer tid att spendera på att hantera ditt företag och öka försäljningen. QuickBooks ger dig också verktygen för att få bättre och mer korrekt information för finansiella rapporter, ledningsbeslut och avkastning.

Var ska du komma igång när du använder QuickBooks?

Innan du börjar lära dig hur du använder QuickBooks, ta en stund att granska volymen och typen av data som du har i ditt företag. De viktigaste områdena för bokföring för ett typiskt litet företag tenderar att vara fakturering, skrivkontroll, hantering av försäljningsorder och löneavgift.

När du väl har bestämt de grundläggande behoven och volymen för din företagsbokföring, välj sedan ditt QuickBooks-program. De två viktigaste valen för ett typiskt litet företag är QuickBooks Online (gratis provning och sedan $ 12,95 per månad per jan 2011) och QuickBooks Pro (mindre än $ 200.00 per jan 2011). För en nybörjare är det bra paket till att börja med, och du kommer sannolikt aldrig att behöva uppgradera från någon av dessa.

QuickBooks Premier erbjuder specialiserade paket, till exempel entreprenör, ideell eller tillverkningspaket. Dessa paket kan vara mycket fördelaktiga. Jag rekommenderar dock generellt till kunder att de börjar med QuickBooks Pro, bli bekant med programmen och sedan bestämma om de vill uppgradera till Premier. Uppgifterna överförs när du uppgraderar.

QuickBooks Enterprise Solutions är inte riktigt ett nybörjare program och installeras bäst med hjälp av en skicklig revisor eller QuickBooks professionell. Bland annat har den kapacitet att behålla inventariet i detalj och har också kapacitet för mycket mer volym än Pro eller Premier. Återigen, för en nybörjare eller för ett litet företag som avser att behålla sina egna böcker är det troligtvis bäst att börja med QuickBooks Pro och sedan migrera upp till Enterprise när du har lärt dig QuickBooks grunderna och har en mycket bra känsla av exakt vilka funktioner du vill ha QuickBooks att göra för ditt företag.

Om du vill ha QuickBooks beräkna din lön och skriva ut dina löneblanketter måste du köpa en separat lönemodul, till exempel QuickBooks Lönningsförbättrad att använda med ditt QuickBooks-paket. Detta kostar vanligen mindre än 200,00 dollar per år. Det här paketet är inte nödvändigt om du är villig att manuellt beräkna din lön och fylla i dina egna löneblanketter, eller om du använder en extern lönjänst.

Var börjar man lära sig hur man använder QuickBooks

Det är viktigt att dina QuickBooks installeras och installeras ordentligt innan du börjar använda det. QuickBooks har en utmärkt ‘intervju’ -process för att skapa ett nytt företag när du startar din programvara först. Du bör noggrant använda varje steg, inklusive att välja ett vanligt diagram över konton. De mest skickliga bokförarna kommer enkelt att använda dessa intervju steg. Om du är obehaglig med installationsprocessen, har du en QuickBooks professionell som hjälper dig att ställa in ditt program.

Nu är du redo att lära QuickBooks. Det är lämpligt att börja med en del av din bokföring, till exempel skriva kontroller, och lära dig denna funktion i en vecka eller två och sedan lägga till andra funktioner, till exempel fakturering, bli bekväm med varje funktion innan du lägger till en annan.

Ett annat alternativ skulle vara att skapa ett mockföretag med ditt QuickBooks-program, med ett namn som My Training Company, och använd det här för att skriva in dina data och öva medan du lär dig hur du använder QuickBooks. Du kan sedan ställa in din ‘riktiga’ företagsfil när du är bekväm med QuickBooks.

Använda QuickBooks Resources för att lära dig hur du använder QuickBooks

Använd QuickBooks Help-funktionen.

Om du redan har QuickBooks, klicka på Hjälp-knappen på verktygsfältet. Från popup-fönstret som visas kommer du att kunna söka igenom svar på nästan varje QuickBooks-fråga. Var så specifik som du kan och du brukar få ett mycket bra steg för steg svar från QuickBooks hjälpavsnitt. Skriv till exempel ‘hur tar jag ut momsskatt på ett objekt’ och du får val som spänner från en allmän översikt över hur momsen tas ut i QuickBooks samt mycket specifika ämnen som rör moms.

Om du inte kan hitta ditt svar med den interna hjälpavsnittet har hjälpfönstret också en flik Live Community där du kan presentera dina frågor och skriva in forum för diskussion, frågor och även resurser på vanliga frågor.

Om du lämnar QuickBooks hjälpfönster öppet, ändras hjälpinnehållet beroende på bokföringstransaktionen du spelar in. När du börjar använda QuickBooks, kommer den här funktionen att föreslå lärande ämnen och mycket specifika ämnen som hjälper dig att använda QuickBooks för att skriva in och använda dina data. Det vore bra att lämna hjälpavsnittet öppna det första flera gånger så att du använder en ny funktion eller funktion av QuickBooks.

Använd Online Intuit Community för QuickBooks

QuickBooks har omfattande supportmaterial online. Den har avsnitt för QuickBooks-uppdrag, till exempel fakturering, generering av rapporter, utskriftskontroller och hantering av kunder. Du kan också skriva in en specifik fråga och skicka den till forumet och kommer sannolikt att få svar från en QuickBooks professionell eller skicklig användare.

Ta en lokal eller online QuickBooks-klass

Kolla med din lokala tekniska skola, vuxenutbildning eller universitet. De flesta av dessa kommer att ha en klass om hur man använder QuickBooks för nybörjaren.

Intuit erbjuder även online-kurser för Windows eller Mac 2011. Det här är mer oberoende klasser för den seriösa QuickBooks-användaren. RealWorldTraining stöds av QuickBooks och deras webbplats kan söka efter lokala klasser samt erbjuda online-och självstudier.

Det finns många andra QuickBooks träningsprogram från oberoende leverantörer.

Använd QuickBooks-revisorns kopieringsfunktion

Accountant s Copy File Transfer-funktion. Det här är en QuickBooks-funktion som låter dig skicka bokföringsfiler till din revisor. Därmed kan du skicka dina data till din revisor för korrigeringar, uppdateringar, årsredovisningar eller för användning vid beredning av din skatt lämna tillbaka.

Om du använder QuickBooks på nätet, tar du emot ett meddelande från QuickBooks om datuppdateringar. Revisorn hämtar sedan din datafil från en säker server om du ger honom lösenordet. Av säkerhetsskäl är det bättre att ge revisorn lösenordet per telefon eller personligen snarare än via e-post.

Medan revisorn arbetar med din datafil kan du fortsätta använda QuickBooks för aktuell datainmatning. Du kommer att vara låst ur historiska uppgifter tills revisorn returnerar din revisors kopia för att slå samman ändringarna.